AVISO DE PRIVACIDAD

Política de Tratamiento Información

Torres Fernández de Castro Abogados S.A.S.

Bogotá D.C., 2016.

PRIMERA PARTE:

I. IDENTIFICACIÓN.

Torres Fernández de Castro Abogados S.A.S. (en adelante, TFDC), identificada con NIT 830094544-9, ubicada en calle 98 No. 9-03 Of. 502 Bogotá D.C. (Colombia), con correo electrónico jftorres@test.tfdc.co y teléfono (571) 257 3666, dedicada a la asesoría jurídica y a la prestación de servicios profesionales en el área del Derecho, es titular del Tratamiento de los datos personales que recurren a la prestación de sus servicios.

En aplicación de la normativa en materia de protección de datos personales -Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto Nacional 1377 de 2013 y otras normas relacionadas-, a través de la cual son desarrollados los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, TFDC informa a sus clientes y usuarios que ha implementado la política desarrollada a continuación, aplicable a los datos personales registrados en sus bases de datos.

II. DEFINICIONES.

Con la finalidad de facilitar a nuestros clientes la comprensión de la política de protección de datos desarrollada por esta sociedad, a los efectos de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y del Decreto Nacional 1377 de 2013, se deberán tener en cuenta los siguientes conceptos:

– Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

– Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

– Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

– Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

– Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

– Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

– Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

– Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

– Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

– Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

– Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

– Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

III. PRINCIPIOS.

Torres Fernández de Castro Abogados S.A.S., en el Tratamiento de los datos personales, aplicará los principios recogidos por la legislación:

– Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

– Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

– Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

– Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

– Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

– Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

– Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

– Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

SEGUNDA PARTE:

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La política desarrollada será aplicable a todos los datos personales ubicados en las distintas bases de datos propiedad de TFDC. Esta sociedad actuará de forma activa para garantizar a la totalidad de sus usuarios el derecho a la privacidad y a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los mencionados bancos de datos; así como los demás derechos relacionados con la privacidad reconocidos en la Constitución y en la legislación de desarrollo –indicados posteriormente-.

La información relativa a los clientes de la empresa TFDC será incluida en las distintas bases de datos propiedad de la misma, y no será suministrada a ningún sujeto que no se encuentre autorizado por la Ley. En este sentido, y debido a la actividad desarrollada por la empresa, se informa al usuario sobre la posibilidad de que terceros puedan acceder a parte de la información suministrada, con independencia de la correcta aplicación de la Política de Tratamiento de la Información por parte de esta sociedad, principalmente nos referimos a los datos personales que se requieran para llevar a cabo o continuar con los procesos judiciales o administrativos a los que haya lugar.

Torres Fernández de Castro Abogados S.A.S únicamente solicitará a los clientes los datos necesarios para confirmar, elaborar y ejecutar los servicios contratados. Para ello, la empresa obtendrá autorización previa e informada del Titular –por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior-. Asimismo, TFDC informará de forma clara al Titular, en el momento de solicitar la autorización, sobre los siguientes aspectos:

– El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.

– El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

– Los derechos que le asisten como Titular.

– La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

Cuando no sea posible poner a disposición del Titular de los datos las políticas de Tratamiento de la información, el Responsable del Tratamiento indicará al Titular mediante aviso de privacidad, a más tardar en el momento de recolectar los datos personales, sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas.

Cuando no se haya informado mediante aviso de privacidad, la finalidad del manejo de Tratamiento de datos será idéntica a la anteriormente mencionada.

1. Datos públicos.

Los datos personales de naturaleza pública, así como los contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva, entre otros, son utilizados por TFDC sin previa autorización de su Titular, y no se encontrarán sometidos a lo establecido en las Políticas de Tratamiento de la Información desarrolladas por esta empresa.

2. Datos sensibles.

Torres Fernández de Castro Abogados S.A.S. se compromete a no tratar datos sensibles de sus clientes y usuarios, salvo en los siguientes supuestos:

– El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

– El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

– El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

– El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

– El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Para el Tratamiento de los datos sensibles, en los supuestos mencionados anteriormente, la sociedad:

– Informará al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. 

– Informará al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso. 

– No condicionará el desarrollo de ninguna actividad a que el Titular suministre datos personales sensibles.

3. Menores de edad.

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se encuentra proscrito, salvo cuando los datos tengan naturaleza pública, siempre y cuando:

– Responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 

– Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. 

Para ello, la sociedad exigirá la autorización de su representante legal, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. 

4. Transferencia de datos a terceros países.

Los datos personales de nuestros clientes solo serán transferidos a terceros países cuando estos últimos cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia en materia de protección de datos personales, salvo que se trate de:

– Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.

– Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.

– Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.

– Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.

– Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.

– Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

– En supuestos diferentes a los mencionados anteriormente, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia profiera declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales.

II. DERECHOS DEL TITULAR.

El Titular de los datos personales, entre otros, tendrán los siguientes derechos:

– Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

– Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo en los siguientes casos:

• Que la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• Se trate de datos de naturaleza pública.

• Se trate de casos de urgencia médica o sanitaria.

• Cuando el Tratamiento de información se encuentre autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

– Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

– Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

– Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y a la Constitución.

– Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

1. Procedimiento para ejercer los derechos de conocimiento, rectificación, supresión y revocación de la autorización.

1.1. Consultas.

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de TFDC. Esta sociedad suministrará a los Titulares de los datos personales toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación de los mismos.

Para hacer efectivo este derecho, el sujeto autorizado deberá realizar la consulta por cualquier medio que permita acreditar su identidad y mantener prueba de dicha solicitud.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1.2. Reclamos.

Cuando el Titular de la información integrada en las bases de datos de Torres Fernández de Castro Abogados S.A.S. o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos de TFDC deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa de protección de datos, podrán presentar un reclamo.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Torres Fernández de Castro Abogados S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

III. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

La persona Responsable encargada de las peticiones, consultas y reclamos en materia de datos personales ante el cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir dato y revocar la autorización es el Representante Legal de Torres Fernández de Castro Abogados S.A.S.: José Fernando Torres Fernández de Castro.

IV. VIGENCIA.

La Política de Tratamiento de la Información de Torres Fernández de Castro Abogados S.A.S. entrará en vigor el día de su publicación, y su periodo de vigencia será de un año, momento en el cual será revisada y actualizada.

Los datos personales almacenados en las bases de datos de TFDC se mantendrán en propiedad de la empresa hasta el momento en el que sea necesario para garantizar el efectivo ejercicio de la actividad empresarial.